Política de Tratamiento de Datos

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

MERINO ABOGADOS S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida e identificada con número de NIT 901.744.375 – 8, con domicilio principal en Cali ubicada en la dirección Calle 29 Nte. #6A-40 oficina 1-13 y correo electrónico [email protected], sociedad plenamente comprometida con la seguridad

con la protección de la privacidad, integridad, seguridad y confidencialidad de toda información de identificación, de contacto, sensibles y biométricos, y toda otra información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables tales como sus clientes, proveedores, empleados, contratistas, potenciales o actuales, y, en general, a todos los Titulares registrados en las bases de datos de la Compañía.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se elabora en cumplimiento de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, y demás normativas complementarias. Esta política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y cualquier otra actividad relacionada con el tratamiento de datos personales obtenidos de socios, clientes, proveedores, acreedores, empleados, contratistas y otros titulares de información.

Nuestra Política promueve una cultura de transparencia y confianza, asegurando que todas las personas que interactúan con MERINO ABOGADOS S.A.S. comprendan y puedan ejercer sus derechos en materia de protección de datos. La privacidad de nuestros usuarios es fundamental para nosotros y estamos comprometidos a garantizar su seguridad.

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEY APLICABLE. se regirá por las leyes de la República de Colombia, en especial, por la Ley 1581 de 2012, por el Decreto 1377 de 2013, y las demás que las adicionen, modifiquen o complementen.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Esta Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales será aplicable al tratamiento que todos los colaboradores, trabajadores, aliados y accionistas de la Empresa deben darle a la información y los datos personales administrados por ésta. No obstante, a los terceros a los que en virtud de las finalidades que tengan las bases de datos, tengan acceso a las mismas, también deberán proceder de conformidad a lo establecido por los parámetros de esta política. Todo lo anterior sin perjuicio de los preceptos legales y reglamentarios que regulan a nivel general estos procedimientos en Colombia.

ARTÍCULO 3. ALCANCE. Todos los miembros de MERINO ABOGADOS S.A.S. conocen y se obligan a cumplir la política. La Compañía adelantará las labores de capacitación, actualización y divulgación que sean necesarias para que sus funcionarios acaten la política.

ARTÍCULO 4. DERECHO DE HÁBEAS DATA. Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los artículos 15 [1]y 20[2] de la Constitución Política.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
f) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 8. OBJETO. Regular el ejercicio efectivo el tratamiento y uso de la información de carácter personal de los Titulares de los Datos Personales tratados por MERINO ABOGADOS S.A.S., a través de la fijación de parámetros claros de recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de la Compañía.

ARTÍCULO 9. PRINCIPIOS. El tratamiento de datos personales en MERINO ABOGADOS S.A.S. se regirá por los siguientes principios:

Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la Compañía debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.

Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular.

Principio de transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por MERINO ABOGADOS S.A.S., por sí misma, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice.

Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por MERINO ABOGADOS S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CAPÍTULO II

DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 10. DERECHOS DE LOS TITULARES. Son derechos de los Titulares de los Datos Personales tratados por MERINO ABOGADOS S.A.S., de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes:

Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Compañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, como responsable del Tratamiento.

Ser informado por MERINO ABOGADOS S.A.S., respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la compañía.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento MERINO ABOGADOS S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 11. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que; a autorización cumple con los requisitos de ley para que este sea obtenido: i) por escrito; ii) de forma oral o: iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Dicha conducta debe ser inequívoca de manera que no admita duda sobre la voluntad de autorizar el tratamiento. En ningún caso el silencio del titular podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener, como mínimo, la siguiente información: i) el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; ii) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; iii) los derechos que le asisten al Titular; iv) La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos suministrados por el Titular.

Artículo 12. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. MERINO ABOGADOS S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Artículo 13. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Los datos personales suministrados serán recolectados, utilizados, transmitidos, transferidos, almacenados y procesados con el objeto de entregar, ofrecer y/o vender productos, servicios, soluciones y para cualquier otro requisito que sea necesario para el desarrollo de las actividades que realiza MERINO ABOGADOS S.A.S.

El Tratamiento de la información se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones especificas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará tratamiento del personal cuando exista una obligación legal o contractual para ello, por lo tanto, se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso

ACCIONISTAS

La compañía, realiza el tratamiento de datos personales de los accionistas para las siguientes finalidades:

Atender requerimientos y realizar reportes a las entidades de Inspección, Vigilancia y Control.
Efectuar el pago de dividendos.
Realizar auditorías externas e internas.
Atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o las personas autorizadas por este o la Ley.
Realizar el control y la prevención del terrorismo y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida de acuerdo a la normatividad aplicable.
Transmitir o transferir la información a un tercero (denominado Encargado o Responsable respectivamente) para el uso de plataformas tecnológicas y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de la sociedad.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones corporativas, comerciales, tributarias y contables de la sociedad.
En general para todos los fines necesarios para la ejecución y desarrollo del objeto social de esta sociedad.

TRABAJADORES, PRACTICANTES, APRENDICES Y CANDIDATOS A PUESTOS DE TRABAJOS

La responsable del tratamiento solo utilizará los datos personales de los trabajadores, practicantes, aprendices y candidatos a puestos de trabajo según las finalidades que se relacionan a continuación:

Desarrollar el proceso integral de selección, reclutamiento y contratación de personal.
Establecer y gestionar eficientemente las relaciones laborales con los empleados.
Incorporar y mantener actualizados los datos personales en las carpetas y archivos pertinentes que documentan la historia laboral de cada trabajador.
Gestionar las prestaciones legales obligatorias, como EPS, pensión y cajas de compensación familiar.
Realizar el pago puntual de nómina, impuestos, aportes y retenciones conforme a las disposiciones legales vigente.
Implementar programas de capacitación y desarrollo profesional para el crecimiento continuo de los empleados.
Controlar de manera efectiva el acceso físico y lógico a instalaciones y recursos informáticos de la empresa.
Supervisar el uso adecuado de los recursos asignados por MERINO ABOGADOS S.A.S. para garantizar la eficiencia operativa.
Monitorear y utilizar imágenes captadas a través de sistemas de videovigilancia con el objetivo de mantener la seguridad en los espacios de trabajo.
Evaluar el desempeño, competencias y habilidades de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones dentro de la organización.
Facilitar pagos a terceros, como entidades financieras y fondos de empleados, previamente autorizados por los trabajadores.
Gestionar la información de familiares de los trabajadores, incluyendo hijos, para proporcionar beneficios como subsidios educativos y actividades recreativas.
Realizar los exámenes ocupacionales con el fin de mantener actualizada la historia laboral y verificar el estado de salud de los empleados y candidatos.
Mantener un registro detallado de todas las actividades relacionadas con el sistema de seguridad y salud en el trabajo, incluyendo la gestión de accidentes laborales y la promoción de condiciones ergonómicas adecuadas.
Administrar eficazmente los contratos laborales establecidos con los empleados y las relaciones con las empresas temporales, así como con los colaboradores independientes.
Utilizar, publicar, reproducir y distribuir fotografías, grabaciones de video o audio en las que participen trabajadores, practicantes, aprendices y candidatos a puestos vacantes, con fines publicitarios, comerciales y de marketing en diversas plataformas y redes sociales.

CLIENTES

Finalidad principal de prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad del servicio cliente:

Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos.
Proveer a los cliente de la información necesaria, a través de la página Web y/o oficinas.
Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del cliente, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, redes sociales notificaciones, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web.
Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al cliente desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
Usar, publicar, exponer, producir, duplicar y distribuir reproducciones fotográficas, grabaciones en videos o en audio, en las que participe en las áreas objeto de contrato con MERINO ABOGADOS S.A.S., para efectos publicitarios, comerciales y de marketing en redes sociales (Instagram, Facebook, tik-tok, twitter e.t.c), respetando en todo momento el derecho a la honra, a la intimidad personal y a la propia imagen de los clientes.
Realizar análisis estadísticos para identificar los servicios más demandados por nuestros clientes.
Ofrecer soporte y atención de calidad a todos los CLIENTES atendiendo sus necesidades y consultas de manera efectiva.
Procesar y responder a las solicitudes recibidas a través de los canales autorizados por MERINO ABOGADOS S.A.S, garantizando una gestión eficiente y oportuna.
Realizar el cobro administrativo, pre jurídico o judicial de las obligaciones pendientes de nuestros clientes, para mantener el cumplimiento de nuestros servicios.
Desarrollar y ejecutar campañas destinadas a promover y fortalecer los servicios ofrecidos por MERINO ABOGADOS S.A.S buscando siempre mejorar nuestra oferta y satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

PROVEEDORES Y CONTRASTISTAS.

Las finalidades de tratamiento de los datos serán las siguientes:

Supervisión y control a los acuerdos y contratos establecidos entre las partes.
Solicitud de cotizaciones, servicios o productos, envío de órdenes de compra o pedido.
Elaboración de registros contables y validación de procesos de facturación.
Consulta y reporte a entidades, centrales de riesgo, autoridades de control y fiscalización.
Cumplimiento de las obligaciones contractuales y de su objeto social.
Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuestas, y/o adjudicación de contratos.
Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación
Cualquier otra actividad relacionada con la adquisición de productos o servicios por parte de MERINO ABOGADOS S.A.S.
Realizar transferencia, transmisión o compartir datos con terceros para diversos propósitos, incluyendo el procesamiento de datos, medios de comunicación, eventos, actividades asociadas y actividades de promoción y/o publicidad.
Contactar al titular por cualquier medio autorizado por este para trámites, actuaciones y comunicaciones asociadas a los servicios de MERINO ABOGADOS S.A.S, incluyendo el envío de estados de cuenta, facturas, requerimientos a los correos electrónicos, SMS, entre otros medios electrónicos; y llamadas telefónicas.
Utilizar, publicar, exhibir, producir, duplicar y distribuir reproducciones fotográficas, grabaciones en video o audio en las que participe, con fines publicitarios, comerciales y de marketing en redes sociales (Instagram, Facebook, TikTok, Twitter, etc.), siempre respetando el derecho a la honra, intimidad personal y propia imagen del titular.
Los datos personales del proveedor serán empleados con el propósito de establecer controles de acceso a la infraestructura física de MERINO ABOGADOS S.A.S y para su desarrollo de su actividad comercial.

CAPÍTULO III

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Artículo 14. El tratamiento de datos personales de niños y niñas que aplique MERINO ABOGADOS S.A.S, se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.

Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:

Madurez
Autonomía
Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

Las valoraciones de las anteriores características no se llevarán a cabo por parte de MERINO ABOGADOS S.A.S de forma general. MERINO ABOGADOS S.A.S o cualquier encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, MERINO ABOGADOS S.A.S deberá obtener el consentimiento explícito del tratamiento de dichos datos por parte de sus padres, representantes o tutores.

MERINO ABOGADOS S.A.S identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de MERINO ABOGADOS S.A.S en su calidad de EMPLEADORA y de trabajadores de proveedores de ésta.

CAPÍTULO IV

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Artículo 15. Deberes de MERINO ABOGADOS S.A.S en relación con el Tratamiento de los Datos Personales. De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, MERINO ABOGADOS S.A.S se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACION, ACTUALIZACION Y SUPRESION DE DATOS

ARTÍCULO 16. ATENCIÓN. El área administrativa es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Si usted como titular de datos personales desea consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus datos, puede ponerse en contacto a través de los canales que hemos dispuesto para tal fin, los cuales se identifican a continuación: su consulta, petición o reclamo podrá realizarse vía correo electrónico dirigiendo su comunicación a la siguiente dirección electrónica: [email protected], o dirigir su comunicación física al domicilio de la sociedad, ubicada en Calle 29 Norte #6ª – 40 oficina 1-13 Carvajal, Santa Monica,Cali,Valle del Cauca, Colombia. En la comunicación deberá incluir en el “asunto” el término “CONSULTA, RECLAMO O PETICIÓN DE HABEAS DATA”.

ARTÍCULO 17. CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos de MERINO ABOGADOS S.A.S con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la cédula de ciudadanía en caso de persona natural, y en caso de persona jurídica aportar copia de certificado de existencia y representación legal.

Solicitudes presentadas a través de la página web: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.

Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura o documento judicial donde se dé apertura a la sucesión, y copia de su documento de identidad.

Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder, y de su documento de identidad.

PARÁGRAFO. TRÁMITE DE LA CONSULTA. Una vez que MERINO ABOGADOS S.A.S reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado.

Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.

Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, se determina que son coincidentes los documentos, MERINO ABOGADOS S.A.S procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en que MERINO ABOGADOS S.A.S considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

ARTÍCULO 18. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de MERINO ABOGADOS S.A.S debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la sociedad.

PARÁGRAFO. TRÁMITE DE LA RECLAMACIÓN. El reclamo será formulado ante MERINO ABOGADOS S.A.S, acompañado de: i) el documento que identifique al Titular o su causahabiente; ii) la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo; iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones; iv) los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por MERINO ABOGADOS S.A.S., se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.

Por el contrario, si MERINO ABOGADOS S.A.S recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.

El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de que MERINO ABOGADOS S.A.S no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.

ARTÍCULO 19. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante MERINO ABOGADOS S.A.S, con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 20. ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR LAS PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS. Las peticiones, quejas o reclamos presentadas ante MERINO ABOGADOS S.A.S., serán atendidas, en primera instancia, por el área administrativa para el tratamiento de datos personales.

Dicho funcionario velará por el cumplimiento de la política, y podrá correr traslado de las consultas, quejas o reclamos al área jurídica, en caso de requerir apoyo adicional para la solución del asunto.

ARTÍCULO 21. VIGENCIA Y ACTUALIZACION DE LA POLITICA. La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamientos de datos personales, se comunicará de forma oportuna a través del sitio web: www.merinoabogados.co

[1] Constitución Política de Colombia, artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.

[2] Constitución Política de Colombia, artículo 20: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

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