La tecnología y las redes sociales han cambiado la forma de generar la notificación de proceso disciplinario de forma corriente, tanto en las relaciones laborales como en la vida familiar, las personas se comunican con más frecuencia a través de redes sociales que a través de llamadas telefónicas y especialmente hacen uso de WhatsApp la red social más común para comunicarse en el ambiente laboral.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Ministerio del Trabajo a través de un concepto referenciado bajo el No. 9295 del 18 de Marzo del 2019 se pronunció frente a la posibilidad de realizar la notificación de proceso disciplinario en contra de un trabajador a través de WhatsApp bajo ciertas condiciones y además contempló la posibilidad de notificar cualquier decisión en las diferentes etapas del proceso disciplinario.
El Ministerio del Trabajo recordó que el proceso disciplinario sea cual sea el medio por el cual se inicie y se lleve a cabo el mismo debe cumplir con los parámetros indicados en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y la Seguridad Social y las condiciones indicadas por la Corte Constitucional conforme a la Sentencia C-593 del 2014 en la cual se estableció que todo proceso incluyendo el disciplinario del sector privado, debe apegarse a lo contemplado en la Constitución Política Colombiana respetando siempre los derechos de defensa y debido proceso, la doble instancia y la posibilidad del Trabajador de acudir a la jurisdicción ordinaria laboral en caso que no esté de acuerdo con la decisión de su empleador.
Etapas dentro del proceso disciplinario:
De la Sentencia mencionada la Corte indica que se deben ejecutar las siguientes etapas dentro del proceso disciplinario:
- La comunicación formal de la apertura del proceso disciplinario a la persona a quien imputan las conductas posibles de sanciones.
- La formulación de los cargos imputados, puede ser verbal o escrita, siempre y cuando en ella consten de manera clara y precisa las conductas, las faltas disciplinarias a que esas conductas dan lugar y la calificación provisional de las conductas como faltas disciplinarias.
- El traslado al imputado de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los cargos formulados.
- La indicación de un término durante el cual el acusado podrá formular sus descargos, controvertir las pruebas en su contra y allegar las que considere necesarias para sustentar sus descargos.
- El pronunciamiento definitivo de las autoridades competentes mediante un acto motivado y congruente.
- La imposición de una sanción proporcional a los hechos que la motivaron.
- La posibilidad de que el trabajador pueda controvertir, mediante los recursos pertinentes, todas y cada una de las decisiones.
Teniendo en cuenta estos parámetros indicados por la Corte Constitucional Colombiana, el Ministerio del Trabajo a través de este concepto ha dejado claro que se podrá efectuar la notificación de proceso disciplinario por WhatsApp, siempre que en el Reglamento Interno de Trabajo y en los contratos laborales se haya dejado clara dicha posibilidad.
¿Cómo se menciona el Ministerio del Trabajo?
Además, el Ministerio del Trabajo señala que el celular debe haber sido suministrado como una herramienta de trabajo entregada por el empleador o al menos se debió acordar en el contrato de trabajo y entre las partes que el celular personal sería utilizado para efectos de asuntos propios de la labor que ejecutaría el trabajador.
Ahora bien, el Ministerio no especificó cuáles serían las etapas del proceso disciplinario que se podrían realizar a través de la aplicación de WhatsApp y tampoco las notificaciones que se podrían llevar a cabo. Teniendo en cuenta que no se prohibió expresamente que no se pudiera notificar o adelantar alguna de las etapas del proceso disciplinario consideramos que se podría adelantar cualquiera de dichas etapas y notificar cualquier decisión a través de dicha aplicación siempre y cuando haya quedado claro entre el trabajador y el empleador que dicha herramienta tecnológica sería para ese uso.
Como conclusión, ¿qué se debe tener en cuenta en un proceso?…
Finalmente, consideramos que la relación entre el empleador y sus trabajadores debe estar revestida de transparencia y claridad acerca de los procesos disciplinarios que se pueden adelantar, así como de las sanciones que se pueden imponer a los trabajadores es por ello que aconsejamos señalar en el Reglamento Interno de Trabajo dicha posibilidad y en los contratos de trabajo que sean suscritos con los trabajadores.
Escrito por: Dr. Luis Miguel Merino Jaramillo /Abogado Socio